Este documento apresenta algumas perguntas e respostas mais frequentes sobre solução Gestão de Serviços.
1. Por que a programação não realiza a baixa do arquivo?
Existem alguns fatores que podem impedir a baixa automática do arquivo. Os principais são:
- Necessidade de ajuste no tratamento de leitura do CNPJ, quando o documento possui mais de um CNPJ ou mais de uma competência.
- O documento não está em formato selecionável (ex.: arquivo em imagem).
- Houve atualização no histórico da empresa, sendo necessário atualizar a programação do serviço.
- Foi informado algum dado no campo de referência da programação, porém o layout do documento não possui parametrização para validar essa informação.
2. Como baixar um arquivo que não é selecionável?
Quando o arquivo está em formato de imagem, a baixa deve ser realizada por meio do nome do arquivo. Para isso, é necessário que o nome do arquivo contenha as seguintes informações:
- Código ERP;
- Termos para baixa;
- Competência.
Exemplo: 12345 TERMO BAIXA 122024
3. O que são conflitos de características?
Quando são identificados conflitos em Serviços x Empresa, isso indica que o sistema detectou divergências entre os serviços vinculados e as informações cadastradas da empresa. Esses conflitos podem ser de dois tipos: Sobrando ou Faltando.
4. Como resolver conflito entre serviços x empresas Sobrando?
Esse conflito ocorre quando um serviço está vinculado à empresa, mas a empresa não possui as informações necessárias para que esse serviço funcione corretamente.
É como tentar usar um serviço que não corresponde ao perfil atual da empresa.
Como resolver: escolha uma das opções a seguir.
- Remover o serviço da empresa;
- Ajustar os dados da empresa, incluindo as informações exigidas para que o serviço possa ser utilizado corretamente.
5. Como resolver conflito entre empresa x serviços Conflito Faltando?
O conflito Faltando acontece quando a empresa possui todas as informações necessárias, mas o serviço ainda não foi vinculado a ela. Em outras palavras: A empresa está pronta para utilizar o serviço, mas ele ainda não foi ativado no sistema.
Como resolver:
- Basta vincular o serviço à empresa para que o sistema consiga gerar a programação corretamente.
Depois que todos os conflitos forem ajustados, o sistema conseguirá gerar a programação normalmente, sem avisos de serviços faltando ou sobrando.
6. Para resolver conflitos gerados durante a geração da programação, devo configurar a aba das Características
- As características não são obrigatórias.
- Os serviços podem ser vinculados às empresas manualmente ou em lote, sem qualquer impedimento.
- As características existem apenas para automatizar esse processo.
Elas ajudam o sistema a:
- Identificar quando a empresa passa a atender aos requisitos de um serviço;
- Identificar quando a empresa deixa de atender a esses requisitos.
Dessa forma, o sistema consegue avisar automaticamente quando é necessário adicionar ou remover um serviço, facilitando a gestão no dia a dia.
7. Como configurar a baixa manual?
Para realizar a baixa manual, é necessário que o usuário contador possua a permissão de baixa manual habilitada em seu cadastro.
Além disso, o serviço também deve estar com a permissão de baixa manual selecionada.
7.1 Como realizar a baixa manual
Após realizar as configurações necessárias:
- Acesse a tela de Serviços Programados;
- Selecione a programação desejada;
- Clique em Baixar selecionados;
- Informe o status como Concluído;
- Clique em Postar para finalizar a baixa.
8. Como realizar cadastro de empresas em lote?
É possível realizar o cadastro de empresas em lote por meio de planilhas de importação. Atualmente, disponibilizamos duas opções de planilhas, que podem ser acessadas em Empresas > menu de três pontos > Importação de empresas.
8.1 Quais são as opções disponíveis para planilhas?
- Importação de empresas com clonagem;
- Importação de empresas com responsáveis
8.2 Como realizar o download das planilhas modelo?
Ao selecionar uma das opções, será exibida uma tela para download do modelo de planilha de exemplo. Nas planilhas, constam instruções detalhadas para o correto preenchimento dos campos.
8.3 Qual a diferença entre os modelos de planilhas de importação?
a) Importação de empresas com clonagem:
Nessa opção, na última coluna da planilha, é possível informar o Código ERP de uma empresa já existente. Ao realizar esse preenchimento, as características da empresa informada serão copiadas para a nova empresa que está sendo cadastrada.
b) Importação de empresas com responsáveis:
Nesta opção, é realizado o cadastro dos contadores responsáveis pelos departamentos da empresa. Os campos devem ser preenchidos com o contador correspondente, e as características definidas na planilha também serão aplicadas à empresa no momento da importação.
8.4 Como realizo o envio da planilha para importação?
Caso prefira, você pode preencher a planilha e encaminhá-la para nós através da nossa central de chamados, para que realizemos a importação.
9. Como vincular empresas a um usuário do tipo cliente?
Caso a empresa e o usuário cliente já estejam cadastrados, basta acessar o cadastro do usuário, selecionar a opção Empresas do Cliente e realizar a inclusão da empresa por meio do botão + Adicionar.
10. Como vincular empresas a um usuário do tipo cliente quando o usuário ainda não estiver cadastrado?
Crie um novo cadastro de usuário em Usuários > + Cadastrar e preencha todas as informações necessárias para concluir o cadastro. Após finalizar o cadastro do usuário, siga as instruções apresentadas na pergunta 9 desta FAQ.
11. Como cadastrar usuários em lote?
Caso exista um grande volume de clientes, é possível realizar o cadastro em lote de usuários. Para isso, podemos disponibilizar uma planilha para preenchimento, permitindo:
- O cadastro múltiplo de usuários;
- A vinculação automática desses usuários às respectivas empresas.
