1. Visão Geral
A plataforma Ottimizza AI possui agentes de inteligência artificial que automatizam processos de conciliação contábil.
Os principais agentes são:
MAR.IA – Conciliação Bancária: Realiza a conciliação entre extrato bancário e razão contábil; Identifica diferenças automaticamente; Agrupa lançamentos conciliados; Mostra divergências para análise.
LUZ.IA – Conciliação de Clientes e Fornecedores: Realiza conciliação entre contas a pagar/receber; Ajuda a identificar divergências entre valores registrados.
2. Acessando as Agentes
Ao acessar a plataforma, a tela exibirá os Agentes disponíveis: MAR.IA Conciliadora e LUZ.IA Conciliadora. Cada agente possui as seguintes informações: descrição de suas funções, status de conexão e um botão de ação.
Para iniciar a utilização da MAR.IA, clique em: Iniciar Conciliação.
3. Arquivos modelo
Para visualizar os layouts disponíveis dos Extratos e do modelo de Razão Contábil, clique em Arquivo Modelo.
4. Envio dos Arquivos
Após acessar a agente MAR.IA, a tela de Upload de Arquivos será exibida, indicando as extensões e o tamanho dos arquivos aceitos.
Observação: É imprescindível o envio de dois arquivos obrigatórios: o Extrato Bancário e a Razão Contábil. O extrato bancário deve ser o original não pode ser em formato de imagem.
Extensões de Extrato Bancário aceitos: pdf, ofx, xlsx, xls. Limite de até 5 arquivos, com tamanho máximo de 50 MB por arquivo. As extensões devem ser em letras minúsculas.
Extensões do Razão Contábil Aceitos: Os arquivos devem conter as seguintes informações: Data, Histórico, Débito e Crédito. Aceitamos arquivos no formato csv, com um máximo de 1 arquivo de até 50 MB. Lembre-se de que a extensão deve ser em letras minúsculas.
5. Enviar para Conciliação
Após anexar os dois arquivos, clique no botão Enviar para Conciliação.
A plataforma realizará as seguintes ações: ler os arquivos, comparar os lançamentos, identificar correspondências e apontar divergências. Todo esse processo é realizado automaticamente pela inteligência artificial.
6. Resultado da Conciliação
Após o processamento, será apresentada a tela de resultados da conciliação, que incluirá as seguintes informações: resumo da conciliação, total de entradas do extrato, total de entradas do razão, valor conciliado e a diferença identificada.
Além disso, exibe: percentual conciliado e a quantidade de lançamentos conciliados.
7. Análise dos Lançamentos
A ferramenta disponibiliza diversas seções de análise, incluindo: Lançamentos conciliados e Movimentações que a inteligência artificial conseguiu correlacionar entre o extrato bancário e a razão contábil. Esses lançamentos são organizados em grupos.
Conciliações com diferença de valor
Lista de movimentações que apresentam: valores distintos, divergências de centavos e lançamentos duplicados. A tela exibe as seguintes informações: Data, Conta Contábil, Valor, Histórico e Lançamentos não encontrados.
Podem ocorrer lançamentos que aparecem no extrato, mas não no razão, ou vice-versa, ou seja, existem itens no razão que não constam no extrato. Esses casos necessitam de uma análise manual cuidadosa.
8. Filtros de Busca
A interface permite a aplicação de diversos filtros, incluindo: busca por lançamentos, filtragem por valor, filtragem por data e filtragem por status de conciliação. Esses recursos facilitam a análise rápida de inconsistências.
9. Exportação de Relatórios
A plataforma oferece a funcionalidade de exportar relatórios de conciliação. As opções disponíveis incluem: download em PDF e relatório completo da conciliação. Além disso, podem estar disponíveis funcionalidades como a exportação de dados e o download de inconsistências.
Esse material pode ser utilizado para auditoria, revisão contábil e envio ao cliente.
10. Suporte
Para acessar o suporte, clique no ícone de conversa localizado no canto inferior direito da tela.
O tempo médio de resposta do suporte é de 10 a 15 minutos. O atendimento pode ocorrer inicialmente pelo Bot, mas caso necessário, você pode solicitar atendimento com um atendente humano.
Você também poderá assistir a um vídeo com a demonstração detalhada das funcionalidades da Mar.IA.
